Как хранить документы дома

Как организовать хранение домашних документов

как хранить документы дома

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и  инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

  • документы на квартиру
  • медицинские док-ты
  • налоговые
  • кредитные
  • квитанции об оплате
  • чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях.

При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ.

Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но  и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс,  о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее,  не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

Источник: https://homeblogkate.ru/xranenie-dokumentov-doma/

Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку

как хранить документы дома

У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно – многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!

Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

Итак, начнем.

Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.

  • А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!

Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

  • Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
  • Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
  • То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.

Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

  • Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
  • Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
  • Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
  • Визитки;
  • Вырезки из журналов.

Шаг 3. Организуем хранение

Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.

  • Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
  • Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;
  • Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
  • С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

Источник: https://kitchendecorium.ru/posts/kak-xranit-kvitancii-bumagi-i-dokumenty.html

Как хранить важные документы и семейные архивы

как хранить документы дома

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат.

Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах.

Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Источник: http://naar.ru/articles/kak-hranit-vazhnye-dokumenty-i-semejnye-arhivy/

11 дельных идей для хранения документов

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как ухаживать за замиокулькасом в домашних условиях

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Источник: https://www.ivd.ru/dizajn-i-dekor/sistemy-hranenia/11-delnyh-idej-dlya-hraneniya-dokumentov-48771

8 правил хранения документов дома

У человека на протяжении всей жизни накапливается огромное количество документов: справки, удостоверения, свидетельства, дипломы. Сохранить их и избежать путаницы порой бывает сложно. Мы собрали восемь простых правил хранения, соблюдая которые, вам больше не придется тратить кучу времени на поиски нужного документа.

Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.

Рассортируйте документы

Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:

главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)

образование (дипломы, сертификаты, грамоты)

здоровье (медицинские карты, полисы, справки)

автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)

работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)

недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)

бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Заведите временную папку для хранения

Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.

Сделайте ксерокопии документов

Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.

Храните чеки и квитанции

Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Храните коммунальные платежи

Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.

Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно. 

Источник: http://comode.kz/post/domashnjaja-rabota/8-pravil-hranenija-dokumentov-doma/

Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома :

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

  • На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
  • Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
  • Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
  • Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
  • Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
  • Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
  • Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
  • Фотографии. Их надо поместить в конверт.
  • Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
  • Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

  • Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
  • Размеры, вес.
  • Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Существуют следующие виды сейфов:

  • Переносные. Могут применяться для дома, а также для различных организаций.
  • Компактные. Используются для хранения бланков, печатей, штампов, ключей, ценных вещей.
  • Огнестойкие. Применяются для секретных документов, считаются самыми безопасными, так как защищают все содержимое.
  • Вместительные. Используются в крупных фирмах, где работает много людей.

Перед выпуском сейфы проходят испытания на прочность. Обычно их изготавливают их материалов, которые защитят бумаги от механических воздействий. Цена приспособления зависит от технических характеристик и степени защиты.

Длительность хранения

Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.

Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.

Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.

Рекомендации

Каждое место хранения документов имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы все бумаги были в порядке, нужно учитывать следующие правила:

  • Чтобы не испортить документы, их следует хранить далеко от воды и солнца.
  • Желательно создать папку с ксерокопиями ценных бумаг, и передать ее родственникам или другим надежным лицам. Также необходимо оставить документы в электронном виде на флешке. Это позволит быстро восстановить оригиналы в случае повреждения.
  • Дома не нужно хранить амбулаторную карту, так как это считается нарушением закона РФ. Она признана юридическим документом, ее оставляют в регистратуре больницы.
  • Так как чеки со временем выцветают, при крупных покупках их желательно ксерокопировать.
  • Нежелательно хранить дома ненужные рекламы, газеты, визитки. Бумаги необходимо сразу сортировать, а также помещать в надежные места.
  • Чтобы документация была в порядке, нужно ежегодно выполнять их ревизию. Все ненужное надо выбрасывать, а остальное помещать для дальнейшего хранения.

Хранить документы дома можно разными способами. Из всех имеющихся непременно получится выбрать наиболее подходящий. Важно помнить не только о безопасности, но и о доступности бумаг. Если их правильно разместить, то всегда нужный документ будет под рукой.

Источник: https://businessman.ru/hranenie-dokumentov-doma-idei-seyfyi-dlya-doma-organizatsiya-hraneniya-dokumentov-doma.html

Наводим порядок в бумагах: 8 идей

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки.

Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад.

А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека. 

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Какой кофе в капсулах лучше

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Источник: https://kvartblog.ru/blog/navodim-porjadok-v-bumagah-8-idej/

Организация и хранение документов дома

Документы есть в каждом доме, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,дипломы. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуютсяобычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому онидолжны быть упорядочены и структурированы, а ещеих количество можно свести кминимуму. Сегодня об этом).

1 шаг.Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировкаоставшегося.

3 шаг. Организоватьхранение.

У менядокументы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы,а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все эторазбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнемубыли заняты этим добром.

В этом году я решила организовать хранение иначе. Носначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблюэто слово, но так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипсна ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание

Складываемвсю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции  идокументы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкцииот тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны.Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем

 Это можно делать попутно с размусориванием.Просто всё, что необходимо оставить сразу раскладывать по тематическим группам: личные документыкаждого члена семьи, медицинские документы, недвижимость

3 шаг. Организацияхранения

Самыйприятный и творческий процесс.

Начала я синструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы имипользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-тодаже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Явообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила яперевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительнаякуча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» вноутбуке.

Расскажу как. В сети есть практически всеинструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) искачать файл pdf илиобычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я ихотсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информациюпо отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колеркраски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, этаработа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебиратьи размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкийшрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала этопо мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешнийноситель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальныедокументы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранитьдокументы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальномхранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик длядокументов у меня уже есть — размеры ящиков я еще при заказе мебели делалатакие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без негообойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы впапки, подписала их и составила в ящик.

Те что реже используются (документы направо собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, частоиспользуемые ближе.

! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-токрасивое, чтобы не портить интерьер.

 

! Большое количество папок, на мой взгляд, не оченьудобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в болеекрупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурироватьдокументы внутри.

Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папкиполучились такие:

  • документы нанедвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы наавто;
  • личная папкадля каждого члена семьи;
  • медицинскаяпапка для ребенка;
  • квартирнаяпапка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией);
  • старыеплатежи (архив за три года);
  • текущиеплатежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний смаркировкой «оплачено»).

Папка скоммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока нерискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, приплатежах онлайн, их история хранится 3-5 лет.

То есть при любых недоразуменияхс коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в историиплатежей соответствующий чек.

С этого года чеки я распечатывать перестала,просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, есличто, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нетспециального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдетлюбая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместитьсяконверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, простообклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Вот такиеварианты тоже очень удобны:

В этих лотках храню на кухне рецепты. Были они простыми деревянными из икеи, краска+декупаж вписали их в интерьер. 
  • бокс для подвесных папок;
  • папка-портфельс отделениями, их можно промаркировать (именно так у меня хранились документыраньше);
  • папка сфайлами;
  • подвесныепапки с разделителями.

Итог проведеннойработы мне понравился. Особой красоты и творческих моментов, конечно, нет, но ицель такая не стояла. Целый ящик освободился, все структурировано и быстронаходится, убирать на место тоже удобно.

Неплохо завести папку или вертикальный лоток под входящие документы. Туда складывать новые инструкции, свежие квитанции. Назначение такой папки одно: ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ еще неразобранных документов в ОДНОМ МЕСТЕ. При первой возможности это хранилище надо разбирать, отправляя бумажки по своим местам, стремиться к тому, чтобы оно пустовало или, по крайней мере, не переполнялось.Если есть желание тоже упорядочить документы, просто СДЕЛАЙТЕ ЭТО)! Всем удачи в наведении порядка.

Про расхламление дома можно еще почитать здесь и здесь. А вот статья о методе конмари. Как организовать хранение косметики, читайте ЗДЕСЬ.  

Источник: https://www.valeryhomeblog.ru/2018/09/hranenie-dokumentov.html

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

статьи

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры.

Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место.

Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг.

Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда.

Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент.

В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками.

К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления .

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами . Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности.

Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда.

Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках.

Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском.

Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт.

К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями . Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

Полезные советы и рекомендации

  • Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
  • Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
  • Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
  • Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
  • Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
  • Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники.

Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Источник: https://thedifference.ru/kak-hranit-dokumenty-doma/

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

  • Документы не разобраны за целый год
  • Документы хранятся не в одном месте
  • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как сделать проводку на кухне

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

  • несколько папок с файлами,
  • три канцелярских папки с кольцами,
  • несколько скоросшивателей,
  • большая папка на замке для важных документов,
  • много файлов,
  • папки пластиковые разных цветов и размеров,
  • наклейки для идентификации,
  • один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

  • нежелательная почта – такой не было
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
  • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
  • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

  1. документы, которые я ношу всегда с собой
  2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
  3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Источник: http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

Как привести в порядок документы, счета и чеки

Аккуратные хозяйки стараются хранить все документы и чеки, которые могут пригодиться в будущем. В результате накапливается огромное количество бумажного мусора: а вдруг эта бумажка когда-нибудь понадобится!

Итак, от чего же можно спокойно избавиться в январе?

Чеки из банков и банкоматов

Если раз в месяц вам приходит из банка отчет о состоянии вашего счета, то можно выбрасывать чеки из банкоматов и все другие документы, которые подтверждают снятие средств или пополнение счета.

Храните в течение двух недель, потому что по закону о правах потребителей, именно в этот срок вы можете вернуть товар продавцу. Не забывайте, что есть группы товаров, не подлежащих возврату: предметы личной гигиены, лекарства и медицинские приборы, товары по уходу за детьми, чулочно-носочные изделия, парфюмерия и косметика и т. д.

Если на товар распространяется гарантия, установленная продавцом или производителем, храните чек до истечения срока гарантии. Помните: гарантийный срок и срок службы товара могут существенно различаться. В некоторых случаях вы сможете требовать бесплатного ремонта или замены товара после того, как гарантийный срок закончился.

К примеру, если ваши сапоги порвались ровно на 31-й день после покупки и вы сможете доказать, что это случилось по вине производителя.

Гарантийные талоны

Смело избавляйтесь от гарантийных талонов после истечения гарантийного срока. Если в гарантийном талоне не указан гарантийный срок, храните документ 2 года, в течение этого времени ответственность за качества товара несет производитель.

Документация, которая хранится онлайн

Если вы оплачиваете счета при помощи банковских онлайн-сервисов, нет необходимости их распечатывать и держать дома. В среднем подобная информация сохраняется на сервере в течение 5 лет. Узнайте об этом в банке, услугами которого вы пользуетесь.

Просроченные документы

К примеру, выписки из регистрационной книги для сделки с недвижимостью и справки для пересчета платы на коммунальные услуги действительны только в течение месяца. По истечении этого срока их можно выбросить.

Страховые полисы и отчеты пенсионных компаний

Можно выбросить по истечении 1 года.

Что нужно оставить

Государственные документы

Никогда не выбрасывайте свидетельства о рождении и смерти, браке и разводе, паспорта (аннулированные заграничные паспорта пригодятся вам при заполнении анкеты на визу), свидетельства на права собственности, завещания, договоры купли-продажи и дарения, свидетельство ИНН и пенсионного страхования, трудовые книжки. Лучший вариант — хранить их в несгораемом домашнем сейфе.

Медицинские документы

Счета, копии рецептов на лекарства, копии всех заключений и результаты обследований. Удобнее всего завести медицинскую папку с файлами на каждого члена семьи и раскладывать документы в хронологическом порядке.

Налоговые документы

По Налоговому кодексу РФ, вы обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Если в течение года вы приобрели жилье или потратили крупную сумму на лечение (ваше собственное, ваших детей или пожилых родителей) и образование (ваше собственное или несовершеннолетних детей), то в начале следующего года можете обратиться в налоговую инспекцию за налоговым вычетом.

После проверки документов вы сможете вернуть до 13% потраченной суммы. Более подробную информацию и списки необходимых документов можно найти на сайте www.gosuslugi.ru. Сохраняйте все чеки и документы, подтверждающие оплату.

Документы, подтверждающие затраты на ремонт жилья или машины.

Если в ближайшее время вы собираетесь продавать квартиру, дачу или машину, чеки вам пригодятся — цена при продаже может оказаться выше.

Квитанции, подтверждающие оплату налогов, штрафов, счетов и коммунальных платежей.

Гражданский кодекс РФ устанавливает срок исковой давности в 3 года, в течение этого времени вам могут предъявить претензии по поводу уплаты счета. Но юристы обычно советуют хранить документы как можно дольше.

Выберите удобный способ

Есть масса вариантов: папки с файлами, боксы для документов, ящики с разделителями и даже вполне изящные сумки для хранения папок. Важно выбрать тот способ, который будет для вас самым удобным, и придерживаться его, не делая никаких исключений. Всегда возвращайте документы на место и раскладывайте в нужные папки, тогда при необходимости вы легко найдете нужную квитанцию.

Найдите место

Документы нужно хранить подальше от воды и прямого солнечного света. И, конечно, выбирайте те шкафы, которые недоступны для детей.

Сделайте копии

Всех важных документов — паспортов, медицинских полисов, свидетельств о рождении и т. п. Храните их вне дома (к примеру, у родителей). Это поможет быстрее восстано- вить документы, если с оригиналами что — то случится. Сделайте копии кассовых чеков на крупные покупки: со временем такие чеки выцветают и разобрать, что напечатано на листе, будет практически невозможно.

как вы храните документы?

«Я сканирую все важные документы (паспорта, свидетельства о рождении, страховки) и квитанции. На компьютере сортирую все по папкам в хронологическом порядке».

«У меня на полке стоят папки разных цветов. В красной держу медицинские документы (страховки, т. п.), в синей — все, что касается путешествий, в зеленой — коммунальные платежи и документы на квартиру и дачу, в желтой — детское (квитанции за детский сад, оплата кружков и т. п)».

«В прошлом году я перестала оплачивать счета в кассе банка и оформила онлайн- сервис. Бумажек, которые нужно хранить и сортировать, сразу же стало гораздо меньше — нужная информация у меня в «Личном кабинете».

Источник: https://www.goodhouse.ru/home/najdi-vremja-dlja-zhizni/kak-privesti-v-poryadok-dokumenty-scheta-i-cheki/

Как удобно хранить документы дома?

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

https://www.youtube.com/watch?v=7GCC4KlLb2M

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

  • Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
  • Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
  • Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
  • Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
  • Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
  • Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
  • Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

  • Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
  • Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
  • Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
  • Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Советы по хранению необходимых бумаг

Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.

  1. Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
  2. Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
  3. Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.

Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.

Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.

Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

    • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.
    • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.
    • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.
    • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.
    • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.
    • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности.

Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить.

Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

Источник: https://mschistota.ru/storage/kak-xranit-dokumenty-doma.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Какой диван выбрать на кухню

Закрыть